Pendampingan Penyusutan Arsip di Fakultas Ilmu Budaya

Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember, Trayo melakukan pengarahan dan pendampingan penyusutan arsip (25/7) di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jember.

Trayo mengingatkan SIKD yang mana SIKD meeuoakan arsip dunamis. Penyusutan arsip sudah kami sosialisasikan, dimana peserta dari FIB yang mengikuti adalah Bu. Nuriam dan Bu Sriyati.

Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarka Jadwal Restenai Arsip (JRA). JRA bisa dalam waktu 5 tahun atau 10 tahun atau sesuai dengan yang ditentukan.

Berdirinya FIB sudah kurang lebih 64 tahun, sudah bisa dibayangkan dimana penyimpanan arsip yang masih dalam bentuk boksfile surat masuk dan surat keluar. Itu metode kearsipan yang sudah ketinggalan. Kita sudah harus menggunakan metode kearsipan dalam bentuk file yang tersistem yang sudah disiapkan Universitas yaitu SIKD.

Pelaksanaan SIKD butuh komitmen bersama baik daei operator kearsipan unit kerja (fakultas), pimpinan fakultas, operator kearsipan universitas dan semua yang terkait.

Arsip adalah output dari semua kegiatan yang dibiayai oleh negara.

Gambaran yang salah terkait penyusutan arsip adalah berkas arsip yang rusak dan tidak terpakai kemudian dimusnahkan. Yang simaksud penyusutan arsip adalah memindahkan arsip yang aktif menjadi arsip yang inaktif. Penyusutan yang dimaksud adalah pengurangan jumlah aktif ke inaktif menjadi statis. Arsip bisa berupa berkas, dokumen, file, flashdisk, photo, patung dll. Arsip dinamis aktif yang dalam keseharian disimpan di masing-masing unit kerja.

Proses penyusutan dan pemusnahan arsip tentu saja harua melalui proses yang panjang melalui usulan dari pembuat arsip siketahui dan diaerujui oleh pimpinan dan melewati penilaian tim kearsipan yang  ada di Univeraitas.

Wakil Dekan II Fakultas Ilmu Budaya, Titik Maslikatin melihat ada banyak arsip di Fakultas Ilmu Budaya yang peelu dilakukan penyusutan arsip bahkan ada pemusnahan arsip. Melalui pendampingan dari UPT Kearsipan Universitas Jember, Titik berharap dapat membantu tenaga kependidik di Fakultas Ilmu Budaya untuk dapat memilah dan memahami bagaimana proses melakukan penyusutan arsip. Titik juga menyampaikan butuh kerja ekstra dari beberapa karyawan yang akan diberi tugas membantu proses penyusutan arsip di fakultas.

 

Written by