Sejarawan Kini Menjadi Penjaga Arsip

Ketua program studi Ilmu Sejarah Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jember, Nawiyanto berkata bahwa arsip menjadi sumber sejarah, para sejarawan kini menjadi penjaga arsip. Profesor Ilmu Sejarah, Nawiyanto menyampaikannya saat menerima kunjungan dua arsiparis dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kedatangan dua arsiparis ANRI dari Jakarta, Ayu Sjafnita dan Fajar Parwanti (6/4) untuk memberikan “Pelatihan Fasilitasi Pemanfaatan Layanan Arsip Statis”.

Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jember, Akhmad Sofyan memandang arsip menjadi satu pokok permasalahan yang sangat penting dalam kehidupan bahkan sejarah kemerdekaan Indonesia. Akhmad Sofyan bersyukur arsip di Indonesia sudah tertata dengan baik walaupun belum sempurna. Akhmad Sofyan sangat menyayangkan arsip yang semestinya ada saat dibutuhkan ternyata harus rusak bahkan hilang. Dekan Fakultas Ilmu Budaya, Akhmad Sofyan berharap kedatangan ANRI ke Jember dapat memberikan gambaran penting bagi mahasiswa khususnya program studi Ilmu Sejarah. Terutama dapat membantu mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya untuk mendapatkan literatur yang dibutuhkan dalam penyelesaian tugas akhirnya.

Layanan Arsip Statis

Fajar Parwanti, arsiparis ANRI alumni sarjana pendidikan, dalam kunjungan ke Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jember menyampaikan ANRI membuka luas kunjungan masyarakat dan mahasiswa untuk dapat mengakses dan melihat arsip Nasional apalagi untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Fajar Parwanti juga menghimbau kepada mahasiswa yang hendak berkunjung ke ANRI untuk mengikuti prosedur yang telah dibuat oleh pemerintah. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan.

Arsip statis yang dikelola lembaga kearsipan pada dasarnya terbuka untuk publik. Oleh karena itu lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses dan layanan publik terhadap arsip statis untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyebaran informasi, sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

A. Jenis Layanan Arsip Statis Lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya memberikan layanan arsip statis, antara lain:

1. Penggunaan dan pemanfaatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis, baik manual maupun elektronik;
2. Pemberian jasa konsultasi penelusuran arsip statis;
3. Penggunaan dan peminjaman arsip statis di ruang baca dalam berbagai bentuk dan media;
4. Pemberian referensi atau bacaan lain yang dapat mendukung penelitian pengguna arsip statis;
5. Penggunaan atau pemanfaatan seluruh fasilitas layanan arsip yang tersedia, baik arsip kertas maupun nonkertas;
6. Penyediaan jasa reproduksi arsip baik untuk arsip kertas maupun nonkertas;
7. Penyediaan jasa transliterasi, transkripsi, alih bahasa dalam bahasa Indonesia, bahasa daerah (nusantara) maupun dalam bahasa asing.

B. Mekanisme Layanan Arsip Statis

1. Layanan secara Langsung Layanan secara langsung adalah pemberian layanan arsip statis kepada pengguna arsip yang datang ke lembaga kearsipan. Layanan arsip statis secara langsung dilakukan oleh unit kerja yang melaksanakan fungsi layanan arsip statis pada lembaga kearsipan melalui mekanisme sebagai berikut:

a. Setiap pengguna arsip wajib mengisi formulir pedaftaran pengunjung atau pendaftaran pengguna arsip statis;

b. Pemberian layanan arsip statis kepada pengguna dapat dilaksanakan setelah memenuhi syarat sebagai pengguna arsip statis yang sah dengan cara:

1) Mengisi formulir pendaftaran pengguna arsip statis yang disediakan oleh unit layanan arsip statis;

2) Menyerahkan fotokopi identitas dan surat izin penelitian dari instansi asal pengguna arsip statis;

3) Bagi pengguna arsip statis non-WNI selain yang dimaksud pada angka 2), yang bersangkutan harus memiliki surat izin dari instansi terkait yang memiliki kewenangan dalam pemberian izin penelitian berdasarkan ketentuan peraturan perundangundangan;

4) Bagi pengguna arsip statis yang berstatus sebagai pengguna perorangan/individu menyerahkan fotokopi identitas pribadi dan/atau izin lainnya yang ditentukan oleh lembaga kearsipan yang bersangkutan.

c. Pengguna arsip statis harus melengkapi izin dari pencipta/pemilik arsip statis sebelumnya (lembaga, perseorangan) jika dinyatakan bahwa akses arsip statis tersebut harus memiliki izin terlebih dahulu dari yang bersangkutan;

d. Pengguna arsip statis yang telah mendapatkan izin menggunakan arsip statis dapat berkonsultasi dengan konsultan pengguna arsip statis (reader consultant) pada unit layanan arsip statis untuk menerima konsultasi tata cara layanan dan penelusuran arsip statis;

e. Pengguna arsip statis dapat memanfaatkan seluruh fasilitas layanan arsip statis baik manual maupun elektronik yang tersedia pada unit layanan arsip statis;

f. Pengguna arsip statis dapat meminjam arsip statis sesuai dengan kebutuhan dengan mengisi formulir peminjaman arsip yang tersedia pada unit layanan arsip statis;

g. Petugas layanan arsip statis menerima formulir peminjaman arsip dari pengguna arsip statis dan melakukan peminjaman ke depot arsip statis.

h. Pengguna arsip statis menerima arsip statis yang dipinjam melalui petugas layanan arsip pada unit layanan arsip statis;

i. Pengguna arsip statis memanfaatkan arsip statis yang dipinjam pada unit layanan arsip statis;

j. Pengguna arsip statis dapat meminta penggandaan arsip statis dan dokumen pendukung lainnya yang dibutuhkan dengan mengisi formulir penggandaan arsip statis dan diserahkan kepada petugas layanan arsip pada unit layanan arsip statis;

k. Pengguna arsip menerima hasil penggandaan arsip dari petugas layanan dengan terlebih dahulu melakukan transaksi apabila diperlukan pembiayaan terhadap permintaan penggandaan arsip;

l. Pengguna arsip statis mengembalikan arsip statis yang dipinjam kepada petugas layanan arsip pada unit layanan arsip statis.